2018年7月26日

企業の通話をもっと便利にする機能「応答メッセージ・通話録音・留守電」

皆さんが現在お使いのビジネスホンで使用している機能や使用したい機能には、どんな機能がありますか？
ビジネスホンには、録音・記録関係の機能や応答関連の機能、転送関係の機能、電話帳などのシステム機能など、様々な機能があります。中でも、録音・記録や応答に関する機能は、便利で使いたいという要望を持っている御客様も多いかと思います。
今回は、そんな録音や記録、応答に関する機能…企業の通話環境を向上するビジネスホンの機能「応答メッセージ・通話録音・留守電」について、ご紹介したいと思います。

回線混雑時や通話録音時のアナウンス・留守電の設定

サクサPLATIAで応答・通録・留守データ設定他を行った工事事例

今月弊社が工事させていただいた御客様で、サクサ(株)のPLATIAをお使いの企業様がいらっしゃいました。
その御客様から、まさに今回のテーマのようなご要望をいただいたのでご紹介致します。

施工前の要望

現状の電話システムとしては、ＩＮＳ回線が３回線分（６ｃｈ６番号）となっており、デジタル収容でした。
お電話での受付が多い御客様だったので、電話が殺到することもあり、通話中で繋がらないと御客様にいい印象を与えないのではないかと考えていらっしゃいました。
そこで、「指定の番号である３ｃｈ３番号目だけをビジー返し（電話をかけたときに相手が話中の時に聞こえてくる「ツーツーツー」という音）ではなく、"電話が混み合ってる旨を伝える応答"を流したい。」とのことでご要望をいただきました。

施工内容と対策

まず、各機能に個別番後で対応させるためにOGをアナログに交換しました。
複数回線（番号・チャンネル）での電話受付のパターンで、通常話中になってしまうものを着信させて「混み合っていますのでおかけ直しください」とアナウンス応答するように設定しました。
また、OGがアナログに変わったため、ＭＥの局線基板もＩＮＳからアナログに変更するという作業、及び同時に通話録音の際に「録音しています」というアナウンスを流す動作や、留守電の設定も行っています。
番号毎に留守状態と通常状態及びアナウンスの流れることをお客様と一緒に確認までして、ご要望に対する施工が全て完了しました。

御社をサポートして、業務を円滑にする３つの電話機能

上記の事例のケースでは、回線混雑時の「応答メッセージ」導入を中心に、それに応じて必要な機器や設定変更などが行われました。合わせて、通話録音や留守電など、企業にとって便利な機能も再度設定・強化しています。
次は、これらの３つの機能に関して再度確認してみましょう。

応答メッセージ機能なら、混雑状況をアナウンスできる

通常なら通話中になってしまうところを、回線が混雑していることをお知らせできます。
かけてきた相手にお待たせメッセージを送ることで、御客様をお待たせすることに対する配慮することができます。また、着信お待たせ機能として応答メッセージ後にそのまま待機してもらい、回線が空き次第繋げるシステムもございます。

通話録音機能で、聞き漏れやトラブルを防ぐ

外線や専用線にて着信に応答すると、自動的に通話を録音します。伝言ミスや言った言わない等のトラブルを防ぎ、取次ぎ業務にかかる負担も軽減します。
通話が始まる前に、「録音しています」というガイダンスを流すこともできるので安心です。

留守電機能で、不在や営業時間外でも要件を録音

留守の際に行うスタンダードな応答録音では、営業時間外など応答メッセージにて伝えた後に、「ご用件をどうぞ」という形で録音が可能です。応答メッセージ後に、録音をしないで切断するパターンの設定も可能です。

まとめ

様々なビジネスホンの機能で、業務をもっと円滑に！

いかがでしたでしょうか。ここで説明したような便利な機能は、御社でも既に使っていましたか？
弊社では、こういった便利な機能を全て実現するビジネスホン・工事のご提案が可能です。
現在ご使用中の機種での設定や、新しい機種への入れ替えなど、まずはお気軽にお問い合わせください。