2018年6月12日

FAX・複合機で業務を円滑化！回線の増設・移設工事・入替に対応

企業に必須のFAX・複合機。業務拡張により複数フロアの運用になった、部署毎にFAXを使い分けることになった…など、追加でFAX・複合機が必要になることもありますよね。
今回は実際に弊社で対応した事例を元に、FAXの回線を増やしたり、複合機を移動したり、新しく機器を購入したりといった「FAX・複合機関連のアレコレ」をご紹介致します。

FAX・複合機、自社に合わせた運用でより便利に

FAXの使用が頻繁なため、発信専用としてのFAXを導入した事例

今月頭、FAX回線の増設・FAXの移設工事のご要望を受けて対応させていただいた御客様の例をまずご紹介致します。内容としては、業務をもっと円滑にするために発信専用としてのFAXを新たに導入したいというのがご依頼のキッカケでした。

FAX回線増設の理由

今回弊社でFAX回線増設・移設工事を対応させていただいたのは、宿泊施設向けのアメニティなどの提供業者さんです。
宿泊施設より商品の注文が届く業務形態のため、FAXによる取引は業務の中心的な存在でした。
送受信も１つの回線で行っていましたが、一回線では送りたいタイミングでFAXが送れないという問題もあったので、注文受信用のFAXと自社からの発信専用のFAXを分けることにしました。

FAX回線増設・移設の工事内容

今回のケースでは、新設FAXの方は御客様でご用意されていました。そのため、弊社の方では設定や移動、配線などの工事を対応させていただきました。
NTTのＯＧ（IP電話サービス対応VoIPルータ）の回線ポートの設定で、ＦＡＸ番号の発番に変更し、着信は受けないので発信専用のポートとして設定しました。 また、既設のＦＡＸの位置を移動したいとの要望もあったので、機器移設の為の配線もおこないました。新設FAXの送信テスト、移設した既設FAXの送受信テストを行なって完了致しました。

業務を円滑化するFAX・複合機の選び方

今回のケースでは、御客様ご自身で2台目のFAXをご用意されました。
複合機で業務を円滑化するには、機器選びもとても重要です。では、FAX・複合機はどう選んだらいいのでしょうか？？

メーカーで選ぶ

まずはメーカーで選ぶ場合。複合機シェアNo.1はリコーで、ついでキヤノン、富士ゼロックスとなっています。 シェアの高いところを選ぶという手もあるでしょう。
故障時の即時対応を求める場合はメンテナンスが充実しているメーカーがいいでしょうし、初期費用をできるだけ抑えたい場合は比較的イニシャルコストが安いメーカーを選択します。

方式で選ぶ

カラーなのかモノクロなのか、カウンターなのかトナーなのかという方式で選ぶ必要があります。 あまり印刷をしない場合はトナー方式の方が低コストですみますが、刷る枚数が多い場合はカウンター方式がいいでしょう。 また、モノクロ専用とカラーでは、一枚あたりの単価がかなり変わってきます。自社の場合はどの方式を選択するのがいいのか、考える必要があります。

印刷速度で選ぶ

意外と忘れがちですが、今回の事例のケースのようにFAXによる取引が多い場合は、印刷速度にも気を配った方がいいでしょう。
日頃の業務において大量に印刷する必要がないのであれば、低速モデルでも問題はありませんが、印刷枚数が多い場合、それにかかる時間を削減出来れば経費の削減も可能です。

弊社でFAX・複合機を導入していただくメリット

前述した通り、FAX・複合機を導入するには様々な選び方があります。ただ、全部調べて決めるのはご自身では難しいこともありますよね。 弊社はメーカーと取引がありますので、機器選びのご相談に乗ることも可能です。販売店ならではの視点で、様々なメーカーから御客様に最適な機種を選定致します。
弊社で導入していただくメリットとしては、下記の点が上げられます。

新旧入れ替え時のコスト削減提案

複合機を入れ替える際、以前のカウンター等教えていただければさらにコストダウンができるか提案させて頂きます。またIPFAXを使用した通信費の削減などご希望に合わせて回答致します。

メーカー対応による全国メンテナンス

紙が詰まって印刷ができない、縦線の汚れが一緒に印刷されてしまう、そんなお困りが起こっても大丈夫！メーカーメンテナンスによる全国対応で安心してご使用することができます。

通信機器のトータルプラン

弊社では複合機だけでなくビジネスホンやサーバーなど通信機器をトータルに導入している実績があります。そこで通信の観点から複合機だけでなく全体を見て提案が可能です。

FAX・複合機のまとめ

FAX・複合機は通信設備のプロに任せて安心！

FAX・プリンターを良く使用する企業では、複合機の性能や、FAX回線の使い方が重要となります。
使い勝手が悪いと感じたら、今お使いのFAX・複合機の設備を一度見直してみるのもいいかもしれません。
また、FAX・複合機をビジネスホンの交換機と接続するには、通信設備の工事が必要です。
そういったことも踏まえて、FAX・複合機に関するご要望は通信設備の専門家に相談するのがいいでしょう。
FAX・複合機に関することで何かありましたら、お気軽にご相談ください。